Vos fournisseurs réécrivent leurs engagements sans vous prévenir : une politique de confidentialité qui change de finalité, un DPA qui passe en version 3, trois nouveaux sous-traitants ultérieurs en dehors de l'Union. Le suivi des tiers surveille ces documents pour vous et vous dit, en une phrase, ce qui a changé et pourquoi cela compte.
Le module est en bêta (pastille « Bêta » dans le menu) : il est ouvert à tous, et le catalogue de fournisseurs suivis s'enrichit progressivement.
L'annuaire
La page Tiers liste les fournisseurs du catalogue Kortlex (cloud, analytics, publicité, paiement, CRM…). Chaque carte indique la catégorie, le pays, les rôles du tiers au sens du RGPD (sous-traitant, responsable conjoint, destinataire…), le nombre de documents surveillés et la date du dernier changement. La loupe cherche un tiers par son nom ; le bouton Filtres restreint par catégorie, rôle ou pays (ou « Suivis uniquement ») et change le tri - par nom (par défaut) ou par dernier changement -, et l'entonnoir barré les réinitialise.
Une marque qui appartient à un groupe déjà au catalogue (Slack chez Salesforce, par exemple) a sa propre carte, marquée « Appartient à… », mais renvoie vers la fiche du groupe : ses documents, ses changements et ses sous-traitants sont ceux du groupe. La fiche du groupe rappelle en tête les marques qu'elle couvre (« Inclut aussi : »).
La fiche d'un tiers
Sous l'identité du tiers (catégorie, pays, rôles), la fiche se lit en quatre sections, plus un onglet Services quand il y a lieu. Elle s'ouvre sur les Changements dès que le tiers en a :
La portée d'un changement
| Portée | Ce que ça recouvre |
|---|---|
| Mineure | Reformulation, mise en page, coordonnées : rien ne change dans ce que le tiers fait des données. |
| Notable | Un engagement change sans bouleverser la relation : durée de conservation, délai de notification, nouvelle catégorie de données. |
| Majeure | Le changement peut appeler une action de votre part : nouveau sous-traitant hors UE, nouvelle finalité, transfert, réutilisation des données. |
- Suivi : alertes e-mail et arrêt du suivi.
- Les onglets de la fiche, avec leur nombre d'éléments.
- Filtrer la chronologie par document et par portée.
- Un changement : date de détection, document, portée, résumé, articles du RGPD et extrait modifié.
- Services - pour un fournisseur dont les offres ne relèvent pas du même régime (Google Workspace sous-traitant, Google Ads responsable conjoint), le rôle principal et la catégorie de chaque service, avec les documents qui lui sont propres. L'onglet n'apparaît que si au moins deux services diffèrent par leur rôle ou leur catégorie : sinon, les rôles de la fiche suffisent.
- Changements - la chronologie des modifications détectées. Chaque entrée porte le document concerné (et son périmètre, par exemple « Google Workspace »), une portée (mineure, notable, majeure), un résumé, les articles du RGPD concernés et, dépliable, l'extrait modifié.
- Documents - les pages surveillées (politique de confidentialité, cookies, DPA, liste des sous-traitants, transferts, BCR) et l'état de leur surveillance. Un document publié en PDF est suivi sur son texte ; un PDF scanné (une image, sans texte) ne peut pas encore l'être.
- Sous-traitants - les sous-traitants ultérieurs déclarés par le tiers, avec leur pays et son régime de transfert : UE, EEE, adéquation (décision de la Commission) ou pays tiers (garanties de l'article 46 nécessaires). Le tableau se filtre par la loupe (entité, service…) et le bouton Filtres : périmètre, service, finalité, pays, régime de transfert ; un clic sur un périmètre ou un service du tableau l'applique directement. Les sous-traitants retirés restent consultables (case « Inclure les retirés »). La date de l'inventaire est indiquée au-dessus du tableau : lorsqu'il est extrait automatiquement de la liste publiée, vérifiez-le sur la source.
- Sanctions et actualités - les décisions de sanction et les actualités qui mentionnent le tiers, recherchées sur son nom, ses noms alternatifs (« Piano » et « AT Internet », par exemple) et ses marques.
Comment le rôle d'un tiers est-il déterminé ?
Le rôle indiqué est le rôle principal du tiers lorsqu'il vous fournit ses services, à l'égard des données que vous lui transmettez. Tout fournisseur est responsable de traitement pour ses propres données de compte ou de facturation : ce rôle n'est donc pas affiché. « Responsable de traitement » n'apparaît que si le tiers poursuit ses propres finalités sur vos données (un prestataire de paiement pour la lutte contre la fraude, par exemple). Les rôles d'une fiche à plusieurs services sont l'union des rôles de ses services. Ils sont proposés à partir des documents du tiers puis validés par l'équipe Kortlex ; ils orientent votre analyse sans remplacer la lecture du contrat.
Les résumés sont-ils fiables ?
Les résumés et la portée sont générés automatiquement à partir de la différence entre deux versions du document, et chaque entrée le signale. Ils servent à trier et à alerter : avant une décision, ouvrez l'extrait modifié ou la source.
Suivre un tiers
Cliquez sur Suivre (l'icône marque-page) sur la fiche d'un tiers, ou directement sur sa carte dans l'annuaire : le tiers est alors suivi. Ses derniers changements apparaissent dans l'onglet Tiers suivis de Mon fil de veille ; la chronologie complète reste dans l'onglet Changements de sa fiche.
Depuis la fiche : fréquence des alertes et arrêt du suivi.
Tous vos tiers suivis au même endroit, avec leur flux RSS.
Dans cet onglet du fil, chaque changement est une carte : portée, tiers, document concerné, résumé et articles du RGPD. En mode Lecture, la carte s'affiche en entier avec l'extrait modifié ; en mode Exploration, les cartes se parcourent en grille. Filtrez par portée minimale et par période : par défaut les 90 derniers jours, « Tout » pour l'historique complet.
Un tiers suivi vous envoie par défaut une alerte email quotidienne à chaque changement publié, dans le même email que vos recherches sauvegardées de même fréquence (section « Chez vos tiers suivis »). Réglez-la sur la fiche (bouton Suivi ▾) ou dans l'onglet Tiers suivis des Éléments sauvegardés : immédiate, quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou désactivée. Le bouton Flux RSS de cet onglet vous donne un flux unique qui regroupe les changements de tous vos tiers suivis, et vous permet d'arrêter un suivi. Comme pour les recherches sauvegardées, aucune alerte ne part si les notifications email sont désactivées dans Mon compte.
Le suivi porte sur les documents du tiers (politique de confidentialité, DPA, liste des sous-traitants…), pas sur les décisions et actualités qui le citent. Pour être alerté de celles-ci, créez une recherche sauvegardée sur l'acteur : modèle « Suivre un acteur ou un thème » de Recherches sauvegardées et veille.
Les tiers ne se rangent pas dans les dossiers : un dossier sert à garder et commenter des documents, un tiers suivi sert à être prévenu de ses changements.
Proposer un tiers
Un fournisseur manque au catalogue ? Depuis Proposer un tiers, indiquez son nom et son site officiel. L'équipe Kortlex l'ajoute au catalogue s'il publie une politique de confidentialité ou une liste de sous-traitants : comptez quelques jours. Une fois en ligne, il rejoint automatiquement vos tiers suivis, et il profite à tous les abonnés. Votre proposition reste anonyme. Si le tiers est déjà au catalogue, Kortlex vous oriente vers sa fiche.
Qui y a accès ?
L'annuaire est visible par tous, au niveau Gratuit compris. Les fiches complètes, les sanctions et actualités liées, le suivi et les propositions de tiers sont réservés aux abonnés (et à l'essai de 14 jours) ; quelques fiches, marquées « Accès libre », sont ouvertes à titre d'exemple au niveau Gratuit. Voir Essai, offre gratuite et abonnement.