L'autorité italienne de protection des données (GPDP) a publié une décision de sanction à l'encontre de Framos Italia s.r.l. en liquidation, comprenant le prononcé d'une amende de 5 000 €, pour des manquements en lien avec la gestion des comptes de messagerie d'un ancien salarié et le non-respect de ses droits. Cette affaire débute par la plainte d'un ancien salarié, signalant que ses comptes de messagerie professionnels restaient actifs après la fin de son contrat de travail et que sa demande de suppression était restée sans réponse.

L’enquête menée par l’autorité a permis de constater :
* Obligation de répondre aux demandes d'exercice des droits et droit à l'effacement (articles 12 et 17 du RGPD) : La société n'a pas répondu dans le délai d'un mois à la demande d'effacement des comptes de messagerie de son ancien salarié. L'autorité a jugé irrecevable la justification de la société, qui invoquait la nécessité de conserver les données pour se défendre en justice, car aucun contentieux n'était en cours. Les comptes n'ont été désactivés que six mois après la demande, suite à l'intervention de l'autorité.

* Principes de licéité, loyauté, transparence, minimisation des données, limitation de la conservation et obligation d'information (article 5, paragraphe 1, points a), c) et e), 6 et 13 du RGPD) : La société a maintenu les comptes de messagerie actifs pendant six mois après la fin du contrat sans base légale valide, l'intérêt légitime n'ayant pas fait l'objet d'un test de mise en balance préalable. De plus, les salariés n'étaient pas informés des procédures de gestion des comptes après leur départ, en violation des principes de transparence et de loyauté. L'autorité a également conclu que cette conservation prolongée était contraire aux principes de minimisation des données et de limitation de la conservation.

* Obligation de traiter les données sur instruction du responsable du traitement (article 29 du RGPD) : Le salarié du service informatique qui a accédé aux comptes de messagerie pour y configurer une réponse automatique a agi sans instructions documentées et spécifiques de la part de la société, qui est le responsable du traitement.

En conséquence, l’autorité a imposé une amende de 5 000 € à Framos Italia s.r.l. en liquidation.

En outre, l’autorité a ordonné à la société de mettre ses traitements en conformité, notamment en rédigeant une politique d'information complète pour les salariés et en fournissant des instructions précises à son personnel informatique sur la gestion des outils mis à disposition des employés.