L'Inspection de la protection des données estonienne (AKI), en collaboration avec l'Administration fiscale et douanière (MTA), a clarifié les exigences en matière de collecte de données personnelles des employés dans le cadre de la comptabilité fiscale et du remboursement des frais.

Concernant les frais de promotion de la santé, remboursables jusqu'à 400 € par an pour des services définis, la MTA n'exige que le nom du prestataire, la date du service et le nom du bénéficiaire. Elle n'a pas besoin de connaître la nature précise du service reçu, comme le contenu détaillé d'une consultation psychologique. Les employés ont le droit de masquer ces informations sur les factures. La collecte de données de santé sensibles au-delà de ces exigences minimales est considérée comme excessive. Les employeurs doivent définir qui a accès aux documents de frais et s'assurer que la circulation de ces informations est limitée au strict nécessaire.

Pour l'utilisation des véhicules d'entreprise, deux situations sont distinguées. Si le véhicule est à usage 100 % professionnel, l'installation d'un GPS peut être justifiée pour vérifier cet usage, mais le suivi est interdit pendant les pauses du salarié ; un carnet de route est suffisant pour la MTA. Si les trajets privés sont autorisés, l'employeur paie un impôt sur l'avantage en nature et la MTA n'exige aucune donnée de localisation ou de kilométrage privé. Le suivi par GPS est alors particulièrement problématique car il révèle des informations sur la vie privée de l'employé. Pour l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles, seul un carnet de route est nécessaire pour le remboursement ; l'employeur n'a pas à exiger une copie du certificat d'immatriculation, la MTA disposant déjà de cette information.

D'autres situations ont été précisées. Pour l'usage du téléphone personnel à des fins professionnelles, l'employeur ne doit pas analyser les journaux d'appels, surtout avec les forfaits illimités ; une déclaration du salarié sur la part de ses appels privés peut suffire. Concernant le transport des travailleurs handicapés, l'employeur peut rembourser les frais domicile-travail si les transports en commun sont inadaptés. Pour cela, la MTA ne requiert ni le diagnostic ni les données de santé de la personne, mais seulement une attestation de sa capacité de travail et de l'inadéquation des transports publics. L'évaluation du diagnostic ne relève pas de la responsabilité de l'employeur.