Le Bureau du délégué à la protection des données finlandais a publié une mise à jour de ses orientations relatives au traitement des données à caractère personnel dans le secteur du logement et des associations de propriétaires.

Cette actualisation vise à conformer la foire aux questions du site de l'autorité avec la législation et les politiques en vigueur. Les orientations s'adressent aux associations de propriétaires, aux syndics, ainsi qu'aux agents immobiliers et de location, et portent sur le traitement de données telles que les coordonnées des résidents, les informations issues du contrôle d'accès par serrures électroniques ou de la vidéosurveillance. De nouvelles instructions ont été élaborées concernant le traitement du numéro d'identification personnel, la divulgation d'informations sur les locataires, l'usage de formulaires électroniques de déclaration de déménagement et l'organisation des visites de logements. Les directives existantes sur les serrures électroniques, la vidéosurveillance et l'information des personnes concernées ont également été clarifiées.

L'autorité rappelle que tout traitement de données personnelles doit être nécessaire et justifié, interdisant ainsi la collecte sans motif valable ou la conservation superflue. La communication des informations doit être restreinte aux seules entités y ayant droit. Il est également souligné que les responsables de traitement doivent s'assurer de la sécurité des formulaires numériques et des canaux de communication utilisés. Enfin, des accords spécifiques doivent encadrer le traitement des données effectué par les sous-traitants, comme les sociétés de maintenance ou les prestataires de services.