L'autorité de protection des données de Lettonie (DVI) a clarifié les conditions dans lesquelles un employeur peut demander la copie de l'acte de naissance d'un enfant pour l'octroi de garanties sociales.

La pratique consistant à exiger et conserver une copie de ce document pour accorder des avantages comme un congé parental est jugée non conforme. Un tel document contient un volume de données excédant ce qui est strictement nécessaire pour la finalité visée, ce qui contrevient aux principes de minimisation des données et de licéité. La conservation de la copie intégrale, par exemple dans le dossier du personnel, est donc inappropriée.

Si la législation n'impose pas la soumission de documents spécifiques, la simple présentation du document par le salarié est suffisante. L'employeur est alors autorisé à consigner uniquement les informations indispensables, comme le fait que le document a été présenté ou certains détails essentiels, mais ne doit ni exiger ni conserver la copie du document.