L'Agence pour la protection des données personnelles (AZOP) a émis un avis de principe sur les modalités de communication de la documentation d'un processus de recrutement à un candidat non retenu.

Saisie de la demande d'une candidate au poste de directeur d'école souhaitant obtenir copie de la documentation du processus de sélection, l'autorité a rappelé que le droit à la protection des données n'est pas absolu et doit être mis en balance avec le droit à un recours effectif. Un candidat doit pouvoir vérifier la légalité de la procédure et si le lauréat remplissait les conditions requises. L'accès peut donc être accordé aux documents du candidat retenu qui ont été directement pertinents pour l'évaluation des compétences et la décision de sélection. Cependant, ce droit n'est pas illimité et ne saurait justifier la communication de l'intégralité des dossiers de tous les candidats, ce qui serait considéré comme excessif. L'école, en tant que responsable du traitement, doit évaluer au cas par cas la pertinence de chaque document demandé et appliquer le principe de minimisation des données. Avant toute communication, les informations non nécessaires à la vérification de la procédure, telles que l'adresse, la date de naissance, les coordonnées privées, la signature ou les catégories particulières de données, doivent être occultées. Le droit d'accès prévu à l'article 15 du RGPD ne fonde pas un droit à obtenir la copie des dossiers d'autres personnes. L'école doit mener cette évaluation en associant son délégué à la protection des données.